Ya no hace falta la apostilla de la Haya para legalizar documentos públicos entre países de la UE

El 16 de febrero entró en vigor el Reglamento Europeo de Documentos Públicos 2016/1191, de 6 de julio 2016, con el fin de simplificar los requisitos y facilitar la libre circulación de personas de la Unión Europea.

¿Cuáles son las principales medidas del Reglamento?

• Todos los documentos públicos y sus copias certificadas expedidas por las autoridades de un país de la Unión Europea deben ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro Estado miembro, sin requerir el sello de autenticidad (la apostilla).
• Queda suprimida la obligación de certificar en el país de origen, que debe ser uno de los Estados Miembro, el autenticado del documento público a través de la apostilla de La Haya.
• Con la finalidad de superar las barreras lingüísticas, se han creado unos impresos multilingües en cada una de las lenguas oficiales de las instituciones de la UE para los documentos relacionados más abajo. La única finalidad de este impreso es la de facilitar la traducción de los documentos en los que acompaña, y por tanto no funcionan como documentos independientes (no tienen validez jurídica).
• Excepcionalmente, se requerirá la traducción del documento, cuando éste no sea alguno de los modelos únicamente, siempre que el ciudadano presente algún documento público que no responda a ninguno de los impresos estándares, como podría ser determinadas resoluciones judiciales.
• El Reglamento debe permitir un intercambio transfronterizo de información rápido y seguro, por lo que se establece un mecanismo de cooperación administrativa entre las autoridad designadas por los Estado Miembros. Este mecanismo refuerza la confianza mutua de los Estados miembros basándose en el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).
• Este sistema también será de utilidad para la detección de posibles falsificaciones, a través de su comunicación ya que los Estados miembros están obligados a informar a través de la plataforma.
• Tampoco impide que cualquier persona pueda acogerse otras medidas aplicables en un Estado miembro en concreto en esta materia.

Requisitos de los documentos objeto del Reglamento

1. Documentos de carácter público

A efectos del presente Reglamento se consideran "documentos públicos" aquellos que han sido expedidos por una autoridad pública, como pueden ser:

• Los documentos pedidos de un órgano jurisdiccional o de un funcionario vinculado a un órgano jurisdiccional
• Los documentos administrativos
• Las actas notariales
• Las certificaciones oficiales sobre documentos privados
• Los documentos diplomáticos y consulares

2. Que se refieran a uno de los siguientes hechos

• El nacimiento
• El hecho de que una persona está viva
• El fallecimiento
• El nombre
• El matrimonio (incluidas la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil)
• La unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de un unión de hecho registrada)
• La cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada
• La filiación
• La adopción
• El domicilio o residencia
• La nacionalidad
• La ausencia de antecedentes penales
• El derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo

Asimismo, hay que tener presente que se trata de un reglamento de la UE, por lo que, los documentos públicos expedido por las autoridades de países terceros no entran en el ámbito de aplicación del mismo.

Para más información y resolución de dudas referentes a la legalización de documentos públicos, puedes contactar con nuestro Departamento Jurídico (info@cinc.es).

Cordialmente,

CINC Asesoría de Empresas