COVID-19: Herramientas para facilitar la comunicación en equipo y la productividad para las empresas que teletrabajan
24 marzo 2020
Asesoría
La crisis sanitaria actual del COVID-19 ha empujado a muchas empresas a mandar a casa a sus empleados de un día para otro, para poder continuar con su actividad de forma segura mediante el teletrabajo. Esta situación nos ha cogido a muchos desprevenidos/das, y hemos tenido que habituarnos en poco tiempo a nuevas formas de comunicación y trabajo en equipo.
Para otros, el hecho de tener que compartir el espacio de trabajo con la familia durante estos días de confinamiento hace que el teletrabajo suponga todo un reto. Y, si además, le sumamos los esfuerzos para conseguir que la comunicación a distancia sea igual de fluida e inmediata que la presencial, nos encontramos ante todo un desafío. Sabemos que no es una situación fácil, así que habrá que tener paciencia y esperar que pase pronto para que las empresas podamos recuperar la normalidad de antes.
Mientras tanto, tenemos la oportunidad de descubrir nuevas herramientas de comunicación en equipo y productividad. Muchos ya conocemos aplicaciones como Skype, Hangouts o Google Drive, y también otros canales como las audioconferencias, que a nuestros clientes les resulta muy útil para mantener conversaciones telefónicas entre múltiples personas a la vez. Pero hay muchas otras que seguro que pueden ayudarte a llevar tu día a día de forma más productiva, conseguir mejorar la comunicación diaria con los compañeros de trabajo y tener reuniones más efectivas.
A continuación, te presentamos una selección de las que nos han gustado y consideramos más interesantes:
Zoom
Es una herramienta alternativa a Skype muy útil para videoconferencias, que incorpora funciones de trabajo colaborativo, como la pizarra virtual o la posibilidad de acceder al ordenador de otros usuarios (al igual que con otras herramientas como Team Viewer). También permite chatear e impartir webinars de forma ágil y sencilla, programar reuniones, grabar y crear recordatorios.
Se trata de una herramienta de comunicación interna que integra el correo electrónico, la mensajería instantánea y otras aplicaciones como Skype. Las conversaciones se producen en canales que pueden organizarse por asunto, proyecto o equipo, por ejemplo, y así se garantiza que la comunicación llegue a todos y no se pierda.
Gracias a esta aplicación, puedes etiquetar las tareas y ordenarlas en listas: To do, Doing, y Done. Es posible asignar responsables a las tareas y fechas de entrega. Así, cada usuario recibe notificaciones, y puedes personalizar tu dashboard como quieras.
Se trata de un gestor de tareas que te permite planificar, organizar y gestionar proyectos a la vez que facilita la colaboración con otros compañeros y facilita su seguimiento.
Está pensada para tomar decisiones cuando es necesaria una mayoría para aprobarlas. En este sentido, es una herramienta muy útil como alternativa a las reuniones, ya que no es necesario que todos los usuarios estén online a la vez, y permite aceptar, rechazar o bloquear decisiones.
Consejos para mantener una videoconferencia efectiva
El hecho de estar habituados al trabajo presencial hace que, en general, estemos menos familiarizados con las reuniones que se organizan a través de videoconferencias. Y aunque ya conozcamos las herramientas de videollamada, muchas veces no somos conscientes de los errores que cometemos cuando las utilizamos para reunirnos con clientes o compañeros de trabajo.
Hay que tener en cuenta que en las reuniones virtuales se pierde una parte importante de nuestra comunicación no verbal (nuestra mirada, nuestros gestos, el espacio que ocupamos, etc.), y hay que tratar de potenciarlo. Por ello, te damos una serie de consejos útiles para mejorar la eficacia de tus videoconferencias y que sean más profesionales:
Testea la aplicación de videoconferencia antes de la reunión. Muchas veces damos por sentado que todo funcionará correctamente, hasta que nos damos cuenta de que algo no va bien cuando ya ha empezado la reunión. No cuesta nada dedicar unos minutos antes a verificar que la conexión, la iluminación y el sonido son los adecuados.
Elige bien el lugar desde donde tendrás la videoconferencia. Es importante seleccionar bien el ángulo desde donde te conectarás: intenta que sea una zona sin tránsito y sin objetos que puedan distraer a los demás participantes.
Cuida tu imagen. Recuerda que, aunque te conectes desde casa, estás en una reunión de trabajo y la imagen que proyectas dice mucho de ti, aunque solo te vean de cintura para arriba. Procura llevar una vestimenta adecuada y cuidar el tono de voz y el lenguaje.
Busca la involucración de los asistentes. Si eres el organizador/a de una reunión donde participan varias personas, no olvides interactuar, en la medida de lo posible, con todas ellas. Es fácil que al no estar todas presentes en el mismo espacio centremos nuestra atención solamente en las que hablan, mientras que aquellas que no han intervenido pasen desapercibidas.
Mira a la cámara cuando hables. También es aconsejable, siempre que te acuerdes, mirar a la cámara cuando estás hablando: ganarás mucha más proximidad y tus mensajes tendrán más fuerza.
Evita la multitarea. Piensa que a pesar de que estamos en una reunión virtual, el contexto es el mismo que el de una reunión presencial y, por tanto, no es el momento de hacer otras tareas en paralelo (como contestar correos electrónicos, seguir trabajando, etc.), sino de estar activos y presentes en la reunión.
