Protege tus reuniones virtuales.
- 22 noviembre 2022
- Asesoría
Actualmente, en pleno auge del uso de las nuevas tecnologías en el ámbito empresarial, donde están muy presentes las reuniones en línea y las videoconferencias, se empiezan a detectar incidencias en la protección de los datos y contenidos de estas reuniones que afectan tanto a empresas como a los usuarios en general de estas tecnologías, como por ejemplo, prácticas no éticas, conexiones de personas externas a la empresa o de antiguos compañeros o filtraciones de información privada de la empresa… entre otros.
Estos problemas se deben a diferentes errores que cometemos en la hora de crear reuniones y de compartir los enlaces para unirse en las conferencias. A continuación, algunos consejos para prevenir y evitar estos dolores de cabeza:
Restringir los accesos
Es importante crear nuevas salas de reuniones en cada ocasión con diferentes I.P. y enlaces, de este modo dificultaremos que puedan rastrear nuestra actividad.
Enviar los enlaces de las reuniones solo a los participantes y evitar compartirlo a través de listas programadas, además, tenemos que concienciar muy bien a nuestros trabajadores para que estos no reenvíen los links.
Establecer contraseñas para acceder en las reuniones (si pueden ser desechables mejor) o habilitar salas de espera en el programa donde los usuarios solicitarán el acceso a la reunión y se tendrá que otorgar la verificación de manera individual, así se puede controlar quién se une.
Si las reuniones son muy numerosas, se puede configurar la plataforma para que avise cada vez que un participante se una y así tener controlado el número de participantes. También se puede bloquear el acceso a la videoconferencia una vez nos aseguramos que todos los participantes están conectados.
No grabar las reuniones
Si no es estrictamente necesario, no tendrían que grabarse las reuniones, puesto que las grabaciones finales pueden quedar almacenadas a servidores o a la nube y que este deje de tener la protección necesaria.
Si fuera necesario realizar las grabaciones, se recomienda informar a todos a los asistentes que la sesión será grabada, así como informar de cuando será el inicio y cuando será el final. Y, de nuevo, se tiene que vigilar donde quedan guardadas estas reuniones y procurar que este sea un lugar seguro.
Vigilar cuando se comparte información (compartir pantalla o archivos)
Deshabilitar la opción de chat y de compartir pantalla siempre que no sea necesario, con esta acción podrás ahorrarte filtraciones o intervenciones innecesarias.
Cuando se tienen que hacer presentaciones, sería ideal que solo tuvieran la opción de compartir pantalla o archivos los usuarios necesarios y limitar o desactivar los micrófonos de los no participantes.
Recomendaciones por los participantes
Cuando hagas una videoconferencia, comprueba qué imagen se está captando: recoloca o saca aquello que no quieras mostrar. Aun así, aconsejamos que se utilicen fondos virtuales que oculten espacios personales.
Avisar a los convivientes o a otras personas presentes a casa o en la misma sala que se estará celebrando una reunión y que estos puedan modificar su actividad para que no salgan por detrás, así como bloquear los micrófonos cuando no se intervenga.
No entrar a archivos que se envían por el chat que no provengan del anfitrión o que este haya dado permiso, así como enviar tú archivos, sobre todo hacia usuarios externos.
Es muy importante que leas y te informes de la política de privacidad que sigue la plataforma que estás usando. Recomendaríamos mirar si cumplen la normativa de protección de datos, la RGPD y la LOPDGDD.
También es aconsejable que las empresas que usan estas plataformas y aplicaciones dispongan de las versiones de pago de estas, puesto que acostumbren a garantizar una mayor protección de los datos.
Si quieres más información contacta con nuestro departamento de protección de datos: rgpd@cinc.es
